Zeiterfassungspflicht in Deutschland 2026
Von Ali Nuredini · Co-founder, Pistacio · 16. Juli 2026 · 2.280 Wörter
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Compliance & Recht
Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland zur systematischen Zeiterfassung verpflichtet. Der Referentenentwurf zum ArbZG konkretisiert Form und Umfang.
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Schritt 1: Beschäftigtengruppen bestimmen
Nicht jede Rolle ist gleich zu behandeln. Angestellte in fester Wochenarbeitszeit, geringfügig Beschäftigte (Minijob), Werkstudierende, Auszubildende und leitende Angestellte haben unterschiedliche Regeln. Für Minijobbende und Beschäftigte im Sinne des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (Bau, Gastronomie, Speditionen, Gebäudereinigung u.a.) gilt zusätzlich die MiLoG-Aufzeichnungspflicht — hier ist das Thema seit 2015 ohnehin verbindlich.
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Schritt 2: Erfassungsmedium wählen
Realistische Optionen für kleine Betriebe: eine dedizierte Zeiterfassungs-Software (Web/App), die Zeiterfassung als Modul einer bestehenden Ops-Plattform, oder — für die kleinsten Betriebe — ein manipulationssicheres Tabellensystem mit Signatur. Papierlisten in einem Ordner sind zulässig, führen in der Praxis aber zu Nachweislücken.
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Schritt 3: Erfassungspunkte festlegen
Beginn, Ende, Dauer, Pausen. Mehr braucht es formal nicht. Wer Projektzeiten für die Kostenrechnung mitschreiben will (typisch bei Agenturen, IT-Dienstleistern, Handwerksbetrieben mit Auftragsabrechnung), fügt eine Projekt- oder Kostenstellen-Referenz hinzu — das ist keine gesetzliche Pflicht, aber eine sinnvolle Erweiterung.
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Schritt 4: Pausen sauber trennen
Nach § 4 ArbZG sind bei mehr als 6 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als 9 Stunden 45 Minuten Pflicht. Pausen können in Blöcke von je 15 Minuten geteilt werden. „Vergessene“ Pausen sind ein häufiger Prüfpunkt bei Zoll und Berufsgenossenschaften. System sollte die Pause aktiv abfragen oder automatisch abziehen, wenn die Arbeitszeit die 6-Stunden-Schwelle überschreitet.
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